كتابة الوصف الوظيفي

الوصف الوظيفي هو بيان يحدد تفاصيل منصب معين في شركتك، وتذكر به تفاصيل حول مسؤوليات وشروط الوظيفة، وكيف سيجرى هذا العمل وما الغرض منه، وما صلته بمهمة الشركة وأهدافها، ويستخدم الوصف الوظيفي أيضًا لتحديد الرواتب ومراجعة الأداء وتحديد الألقاب وإنشاء ضوابط للوظيفة، كذلك يستخدم الموظف الوصف الوظيفي كدليل واضح وموجز لمهامه ويستخدمه المشرف كأداة قياس لأداء الموظف.

كتابة الوصف الوظيفي له أهمية في توضيح جميع المهام المهمة الخاصة بمنصب معين بشركتك، فمع نمو شركتك قد تتغير مهام بعض المناصب ما يحتم تغيير الوصف الوظيفي الخاص بها وإعادة النظر فيه، إلى جانب هذا:

• يجعل البحث عن الموظف أكثر سهولة: إذ تعطي كتابة الوصف الوظيفي فكرة شاملة عمّا يبحث مسؤولو التوظيف بشركتك عنه من حيث المهارات والكفاءات، وهذا يجعل عملية البحث عن مرشحين أكثر سهولة.
• ينظم الصلاحيات والاختصاصات: يعد كتابة الوصف الوظيفي لمناصب شركتك أداة فعالة لتنظيم الصلاحيات بين الموظفين ومن ثم منع سوء التفاهم الذي قد يحدث بينهم.
• يساهم في الاحتفاظ بالموظفين: وجود الوصف الوظيفي يساهم كثيرًا في زيادة رضا الموظفين وفهمهم لمهامهم المطلوبة وغير المطلوبة ومعرفتهم لأهداف التوظيف، وذلك ما يساهم في الاحتفاظ بالموظفين.
• يتيح لك استخدامه لأغراض متعددة: الوصف الوظيفي يكون خاصًا بمنصب ما وليس بشخص لهذا يمكن استخدامه لعدة أغراض مثلما يحدث في الشركات الكبرى التي تحوي العديد من الموظفين، ويمكنك أيضًا اعتماده كأساس لإعلانات طلب موظفين وعقود العمل وتقييم الأداء.

• ألقِ نظرة على خدمات البائعين المدرجة بالأعلى، وحدد أي البائعين تحتاج لكتابة الوصف الوظيفي المناسب حسب معايير الموارد البشرية وأي لغة تحتاجها في كتابة الوصف، هل اللغة الإنجليزية أم العربية.
• اطلع على بطاقة خدمة البائع الذي تجده مناسبًا لأداء المهمة، واقرأ خبراته التي يستعرضها ومدى احتياجك لها في إعداد الوصف الوظيفي.
• تفقد تقييمات المشترين لتكوّن فكرة عن مدى براعة البائع في تسليم الخدمة بالجودة المطلوبة ومدى تمكنه منها.
• وازن بين مدة التسليم المحددة في الخدمة، ووقت تسلم خدمة كتابة الوصف الوظيفي التي تحتاجها حتى تتجنب أي تعطيل لوقت تسلم الوصف الوظيفي الخاص بك.
• استعرض معرض أعمال البائع لتكوّن فكرة شاملة عما يقدمه وتقيّم مستوى مهاراته وخبرته.
• ألقِ نظرة على قائمة التطويرات المتوفرة لهذه الخدمة التي قد يقدمها البائع، لترى إن كان بها خدمة تناسبك وتحتاجها، مثل إنشاء أكثر من بطاقة وصف وظيفي أو وضع مؤشرات الأداء ووسائل القياس لها.
• راسل البائع من أجل المزيد من الفهم لخدماته المقدمة أو لطرح أي استفسار يخص كتابة الوصف الوظيفي.

يمكن أن تختلف أجزاء الوصف الوظيفي من منصب لآخر لكن يبقى هناك مكونات رئيسية موحدة ومذكورة في أي وصف وظيفي، منها:

• لمحة عامة عن المنصب.
• المهام المطلوبة مقسمة إلى مهام رئيسية وثانوية.
• الغرض من المنصب.
• المؤهلات والمتطلبات.
• موقع العمل، هل هو عن بعد أم في المكتب أم مختلط.
• هل هو بدوام كلي أم جزئي.
• الراتب المقدم والمزايا الأخرى.
• الصلاحيات المقدمة إن وجدت.

يوجد بعض الاختلافات المهمة بين الوصف الوظيفي والإعلان عن الوظيفة، منها:

• الإعلان عن الوظيفة يستخدم لتوظيف موظفين جدد، لكن الوصف الوظيفي يشرح الأمر بصورة أكثر اتساعًا ويذكر وصفًا لمهامك داخل المنظمة وما تحويه من رؤساء ومرؤوسين.
• الوصف الوظيفي أكثر تفصيلًا في المهام من إعلانات الوظائف، فهو يحوي المهام الأساسية والثانوية للوظيفية.
• الوصف الوظيفي لا يحتوي على كل المؤهلات المطلوبة من مهارات أو درجة علمية معينة، لكن قد يدرج به بعض النقاط الأخرى مثل عدد سنوات الخبرة المطلوبة لهذا المنصب.
• الوصف الوظيفي وثيقة داخلية لا تنشر خارج شركتك، لكن يمكن استخلاص الإعلان عن الوظيفة منه في شكل مختصر.

• إجراء تحليل للوظيفة: سيجري كاتب الوصف الوظيفي عملية جمع للبيانات حول المهام المطلوبة، اعتمادًا على المهارات والقدرات المطلوبة.
• تعيين المهام الرئيسية المطلوبة: وذلك للتأكيد أن هذه الوظيفة ضرورية حقًا لمنظمتك ومطلوبة لتسيير عملك، وتحديد هل عدم أداء الوظيفة سيخل بالمنظومة عامة ويؤدي إلى عواقب وخيمة؟
• تنظيم البيانات بدقة: يختلف الوصف الوظيفي من شركة لأخرى، لكن سيعمل كاتب الوصف الوظيفي على تحديد النقاط الأساسية المطلوبة وتنظيمها بدقة، مثل: المسمى الوظيفي، وتنظيم الأجور، والمهام المطلوبة وساعات العمل المتوقعة وغير ذلك.
• إضافة إخلاء المسؤولية: من الممكن إضافة بيان يشير إلى أن الوصف الوظيفي قابل لتغير المسؤوليات والواجبات وقد يضاف فيه مهام جديدة في أي وقت.
• إضافة التوقيعات: تعد التوقيعات جزءًا مهمًا تُظهر أن الوصف الوظيفي قد وافق عليه الموظف وأنه يفهم المتطلبات الأساسية المطلوبة منه في الوظيفة.