مساعد افتراضي

المساعد الافتراضي أو Virtual Personal Assistant هو المحترف الذي يعمل عن بعد لتقديم خدماته للأفراد وأصحاب المشاريع لإنجاز أعمالهم وتحقيق أهدافهم وتوفير الوقت والجهد بتقديم الدعم الشخصي والمساعدة في إدارة المهام المختلفة التي يكلف بها مقابل أجر يتفق عليه مسبقًا.

تتوفر العديد من الأسباب التي تدعوك للاستفادة من خدمات مساعد افتراضي لتنمية أعمالك التجارية والمساعدة في إتمام مهامك الروتينية، ومن أهم تلك الأسباب:

• توفير الوقت والجهد: يخفف عنك المساعد الافتراضي عبء العمل ويساعدك على توفير الوقت والجهد ويمكنّك من التركيز على المهام الرئيسية في إدارة عملك التجاري وتطويره.
• مرونة ساعات العمل: يعمل المساعد الافتراضي وفقًا لجدول الأعمال الخاص بك والساعات المناسبة لعملك ويتوفر في أوقات غير تقليدية أو على مدار اليوم عند طلبه ما يساعدك في التعامل مع المهام الطارئة وتحقيق الإنجازات الفورية.
• تحقيق الكفاءة وزيادة الإنتاجية: ينظم المساعد الافتراضي المهام اليومية ويحدد أولويات العمل ويساعدك في التفكير المبتكر ويعمل على زيادة إنتاجيتك وتحقيق المزيد من النجاح في أعمالك.
• تقليل التكاليف: فتوظيف مساعد افتراضي أقل تكلفة مقارنة بتوظيف موظف دائم إذ يمكنك الاستعانة بخدمات مساعد افتراضي عند الحاجة ودفع أجور مرتبطة بالخدمة المقدمة فقط.
• الاحترافية والمهارة: يمتلك المساعد الافتراضي مهارات متنوعة وبخبرة في مجالات مختلفة فلا يلزم تدريبه إلا في بعض المهام الخاصة، وهذا يتيح له أن يكون شريكًا قويًا في تنمية أعمالك التجارية وإدارة المهام وإنجازها بفعالية وتحقيق الأهداف.
• تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية: يمنحك المساعد الافتراضي المزيد من الوقت للتفرغ للحياة الشخصية إذ يحدد الأولويات وينظم الأعمال والمواعيد وينجز عنك الكثير من المهام ويوفر لك وقتًا كافيًا لنشاطاتك الخاصة.

يوجد على موقع خمسات العشرات من المساعدين الافتراضيين المحترفين للاستعانة بخدماتهم، وللحصول على الخدمة المناسبة لمشروعك ننصحك بالتالي:

• خصص بحثك: اكتب بدقة نوع الخدمة التي تحتاجها من المساعد الافتراضي في شريط البحث أو استخدم الفلاتر المتاحة لتحديد معايير البحث المناسبة.
• تحليل الخدمات: حلل الخدمات المتاحة وحدد الأنسب لمتطلبات عملك بقراءة وصف الخدمة بعناية وفهم طبيعتها وتفاصيلها ثم طالع أيضًا تطويرات الخدمة بحثًا عن إمكانية التوسع فيها.
• قراءة التعليقات والتقييمات: تفحص التعليقات التي تركها المشترون السابقون وشاهد التقييمات المرتبطة بكل خدمة لمساعدتك في تقييم كفاءة البائع وجودة خدماته والتزامه بالمواعيد المحددة.
• معاينة النبذة التعريفية: اقرأ الملف الشخصي لمقدم الخدمة لتتعرف تفاصيل اختصاصه الأكاديمي وخبرته العملية ومهاراته.
• الأعمال السابقة: يوفر لك الاطلاع على الأعمال السابقة للبائع فرصة لتقييم خدماته المشابهة لما تطلب والتأكد من إتقان العمل وجودته.
• التواصل مع البائع: اضغط زر التواصل للتحدث مع البائع مباشرة عبر الرسائل المباشرة الكتابية أو الصوتية وناقش معه آلية العمل وكافة التفاصيل المتعلقة بالتعاون المستقبلي بينكما.
• اختيار الخدمة: قارن بين الخدمات المختلفة ثم اختر الخدمة التي تعتقد أنها تناسب احتياجاتك ومتطلباتك بالنقر على زر "اشتري الخدمة" أو "أضف إلى السلة" للمتابعة واستكمال عملية الشراء.
• متابعة التنفيذ: ابق على تواصل مع البائع خلال تنفيذ العمل وقدم له الملاحظات والتوجيهات اللازمة لضمان جودة التنفيذ.

تعتمد المهارات المطلوبة في المساعد الافتراضي الذي تستعين بخدماته على طبيعة العمل ومجاله وعدد المهام المكلف بها ومن المهارات الأساسية التي ينبغي توافرها:

• التواصل الجيد: يتمتع المساعد الافتراضي بمهارات اتصال فعالة وقدرات عالية في التعبير عن الأفكار وصياغتها بوضوح وإيجاز، إضافة لمهارات الاستماع الفعال لطلبات العملاء والتواصل معهم شفويًا وكتابيًا ومهارات التفاوض والإقناع للحصول على أفضل الصفقات وحث العملاء المحتملين على اتخاذ القرارات المناسبة.
• الكتابة: تعد مهارات الكتابة ضرورة مكملة لمهارات التواصل إذ يحتاج المساعد الافتراضي لكتابة التواصل مع الآخرين كتابيًا إضافة لإدخال بياناتك وتنسيق نصوصك وتدقيقها، لذا لا بدّ من إلمام المساعد بقواعد اللغة وتراكيبها واستخدام المفردات المناسبة وتنظيم النصوص وتنسيقها والقدرة على التلخيص والتدقيق الإملائي والنحوي مع سرعة جيدة في الطباعة.
• إدارة الوقت: تحديد الأولويات والمواعيد النهائية والالتزام بها إذ يحتاج المساعدون الافتراضيون التعامل مع القيود الزمنية وتنظيم المواعيد والكفاءة في العمل تحت الضغط وإنجاز المهام المتعددة التي تتطلب القدرة على إدارة الوقت لتحقيق توازن بين المهام العاجلة والروتينية.
• المهارات التقنية: تعد معرفة مهارات الحاسوب وتطبيقاته أساسية لأي مساعد افتراضي بما في ذلك البرمجيات المكتبية وأنظمة التشغيل وأنظمة إدارة العلاقات بالعملاء أو أنظمة إدارة المشاريع، إضافة إلى القدرة على التكيف مع التطبيقات الجديدة واستيعابها ومهارات البحث عبر الإنترنت لإجراء البحوث والعثور على المعلومات المطلوبة ومساعدة أصحاب العمل في دعم المشاريع.
• المهارات الفنية: تختلف طبيعة المهارات الفنية المتخصصة التي ينبغي للمساعد الافتراضي معرفتها وفقًا لطبيعة المهام المكلف بها إذ يجيد بعضهم تحليل البيانات أو إدارة المواقع والتسويق والتخزين السحابي أو إدارة وسائل التواصل الاجتماعي وتصميم الجرافيك أو إنشاء المحتوى وغيرها.
• القدرة على اتخاذ القرارات وحل المشكلات: ينوب المساعد الافتراضي عن صاحب العمل في العديد من المهام التي تتطلب منه مهارات التفكير التحليلي والقدرة على ربط الأحداث والمعلومات واتخاذ قرارات مدروسة وفورية لكن بتروي وعدم اندفاع.

تتعدد خدمات المساعد الافتراضي التي يمكن طلبها عبر موقع خمسات لتشمل العديد من الاحتياجات التي تتطلبها إدارة أعمالك ونشاطاتك اليومية، ومن أهمها:

• تنظيم المواعيد وترتيب اللقاءات والاجتماعات ومختلف الأنشطة اليومية.
• أعمال السكرتارية الشخصية والتعامل مع ترتيبات الأنشطة والسفر وإدارة الجداول الزمنية.
• إدارة البريد الإلكتروني وكتابة الخطابات وإدارة التواصل الشخصي مع الآخرين صوتيًا أو كتابيًا.
• كتابة التقارير والإعلانات والعروض التقديمية وتفريغ الملفات النصية والصوتية والمرئية.
• نسخ المستندات وإدخال البيانات وإدارة الجداول وتحويل الملفات وتنظيمها.
• البحث على الإنترنت والترجمة والمساعدة في كتابة الأبحاث والكتب والمقالات وتدقيقها.
• المساعدة في إتمام الأعمال المختلفة وتقديم العون في جميع مراحل تنفيذها.
• تقديم دعم العملاء والإجابة على أسئلتهم وطلباتهم.
• إدارة الحسابات ووسائل التواصل الاجتماعي ومواقع الويب والمتاجر الإلكترونية.
• إدارة الحسابات ومسك الدفاتر والفواتير.

تواصل مع مقدمي خدمات المساعد الافتراضي للحصول على تفاصيل دقيقة حول الأسعار والشروط المحددة لخدماتهم، واعلم أن تكلفة الخدمات على خمسات تبدأ من خمسة دولارات فقط لكنها تزداد تبعًا للتطويرات والخدمات الإضافية التي تطلبها من مقدم الخدمة، وعمومًا تتعلق تكلفة خدمة المساعد الافتراضي بعدة عوامل منها:

• ساعات العمل المطلوبة التي يلتزم بها المساعد لأداء المهام المحددة له.
• نوعية الخدمات المقدمة من خدمات عامة أو بسيطة إلى خدمات متخصصة تقنية أو فنية معقدة.
• مستوى خبرة المساعد، فالمساعدين ذوي الخبرة العالية يطلبون أجورًا أعلى بسبب مهاراتهم وخبرتهم.
• المهارات المطلوبة لإتمام المهام والأعمال ومدى توافر هذه المهارات في السوق.
• طبيعة التعاقد بينكما إذ تختلف الأسعار بين العمل بوقت جزئي أو التفرغ التام للعمل أو العمل بصورة مستمرة أو خدمة لمرة واحدة فقط.