إدارة المشاريع

إدارة المشروع هو تطبيق للأساليب والخبرات وبذل جهود مؤقتة لتحقيق أهداف مقيدة بجدول زمني محدد وميزانة معلومة لمشروع معين وذلك وفق معايير متفق عليها، وتشتمل مهام مدير المشروع على تنسيق المهام والتخطيط للمشروع، وتخصيص الميزانية، وإبقاء الفريق متحمسًا لإنهاء المشروع بالوقت المحدد له، وتتضمن المشاريع التي تتطلب طاقمًا إداريًا ما يلي:

• إنتاج منتج جديد مادي أو غير مادي، أو تعديل منتج موجود بالفعل.
• المشاريع التي لها بداية ونهاية محددة.
• المشاريع التي تتطلب إدارة التغيير.
• المشاريع التي تتطلب إدارة المخاطر.
• المشاريع المركبة التي تتضمن العديد من المجموعات المشاركة.

إن الحصول على خدمة إدارة المشاريع من شأنه إحداث بعض التغييرات لصالح منظمتك أو شركتك، من خلال البدء والتخطيط وإدارة مجموعة المهام المطلوبة لتقديم المنتج النهائي المرجو، ما سيعود بالاستثمار في منظمتك ومن ثم الحصول على عدد من الفوائد منها:

• زيادة فرص نجاح المشروع وتحقيق الأهداف المرجوة.
• ضمان استغلال الموارد المتاحة بكفاءة أكبر.
• تلبية كافة الاحتياجات المختلفة لأصحاب المصلحة في المشروع.

• حدد أي البائعين تحتاج لإدارة المشروع من البائعين المدرجين بالأعلى، وذلك حسب خبرته المذكورة وتقييمه.
• اطلع على بطاقة خدمة البائع الذي تجده مناسبًا لأداء المهمة، واقرأ خبراته التي يستعرضها ومدى احتياجك لها في إدارة المشاريع.
• ألقِ نظرة على تقييمات المشترين لتكوّن فكرة عن جودة تسليم البائع للخدمة بالجودة المطلوبة ومدى تمكنه منها.
• انتبه لفترة التسليم التي يحددها البائع ووازن بينها وبين فترة التسليم التي تحتاجها حتى تتجنب أي تعطيل لوقت تسلم خدمة إدارة المشاريع الخاصة بك.
• ألقِ نظرة على معرض أعمال البائع لتكوّن فكرة شاملة عما يقدمه وتقيّم مستوى مهاراته وخبرته في إدارة المشاريع.
• تفقد قائمة التطويرات المتوفرة لخدمة إدارة المشاريع التي قد يقدمها البائع، لترى إن كان بها خدمة تناسبك وتحتاجها، مثل عمل دراسة جدوى للمشروع.
• راسل البائع للمزيد من الفهم لخدماته المقدمة أو لطرح أي استفسار يخص خدمة إدارة المشاريع.

يختلف مصطلحا "الإدارة" و"إدارة المشاريع" فيما يلي:

• تركز الإدارة على زيادة الكفاءة والإنتاجية للعمل بأكمله، أما إدارة المشاريع تركز على زيادة الكفاءة والإنتاجية بمشروع بعينه.
• تعتمد الإدارة على تنظيم المهام لتحقيق أهداف العمل، أما إدارة المشاريع فتركز على إدارة وتحقيق أهداف مشروع محدد.
• تكون الإدارة دائمة وقد تتغير أهدافها، أما إدارة المشاريع تعتمد على جدول زمني محدد ولها تاريخ لبدء المشروع وانتهائه.
• يكون للإدارة مدير وموظفون دائمون، أما إدارة المشروع فتحوي مدير وأعضاء فريق مؤقتين.

عادة تقسم عملية إدارة المشروع إلى مراحل منفصلة، وتشمل مراحل إدارة المشاريع الخمس:

• بدء المشروع: يبدأ المشروع بوصف موجز للغرض من المشروع والميزانية المقررة، وعمل دراسة جدوى تبرر الحاجة للمشروع وتقدر فوائده المحتملة، وتقييم المشكلات ودور المشروع في حلها، ومخاطر المشروع وقيوده، وغير ذلك.
• تعريف المشروع والتخطيط له: تبدأ هذه المرحلة عادة بتحديد الأهداف والجدول الزمني لتقسيم العمل، ويتضمن ذلك:
  • الوقت والتكلفة والموارد المتاحة للمشروع.
  • الأدوار والمسؤوليات بالمشروع.
  • مقاييس الأداء الأساسية.
• إطلاق المشروع وتنفيذه: وتعني هذه النقطة ببساطة وضع خطة مشروعك قيد التنفيذ، وتنفيذ المهام والأنشطة من خطة مشروعك لإنتاج مخرجات المشروع، ويمكن أن تساعد المراقبة والتحكم الدقيقان في هذه المرحلة في الحفاظ على خطة المشروع على المسار الصحيح، ويستطيع مديرو المشاريع أخذ زمام هذا العمل من خلال:
  • الإشراف على أداء الفريق.
  • إدارة الميزانية والموارد.
  • التواصل مع الجهات المعنية.
• مراقبة المشروع والتحكم فيه: غالبًا ما تتداخل مراقبة المشروع مع التنفيذ إذ إنهما يحدثان غالبًا في الوقت نفسه، إذ يتطلب الأمر قياس تقدم المشروع وأدائه، والتعامل مع أي قضايا تنشأ عن العمل اليومي، ويمكن أيضًا استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتحديد ما إذا كان مشروعك يسير على الطريق الصحيح، مثل معرفة:
  • هل سينتهي مشروعك في الموعد المحدد؟
  • هل تم الانتهاء من مهام محددة؟
  • هل عولجت المشكلات بشكل صحيح؟
• انتهاء المشروع: خلال هذه المرحلة الأخيرة، سينتهي المشروع ويٌسلّم، وعادة ما يتضمن:
  • تسليم النتائج.
  • تسليم أي وثائق ذات صلة بالمشروع.
  • فض فريق العمل.
  • إعداد الميزانية النهائية للمشروع والتقرير.

من الممكن أن تختلف مهام مدير المشروع من منظمة لآخرى، لكن توجد أساسيات محددة لمهام مدير المشروع لا تتغير، قد تتضمن هذه المهام ما يلي:

• التخطيط وتحديد الإطار.
• تحديد التوقعات.
• إنشاء خطط المشروع.
• إدارة المهام.
• تقدير الوقت والتكلفة.
• تحليل المخاطر والقضايا وإدارتهما.
• قيادة الفريق.
• تسهيل التواصل والتعاون.
• تخطيط الاجتماعات.

وليتمكن مدير المشروع من تطبيق مهام عمله بكفاءة لا بد أن يتميز بعدة سمات ومهارات:

• التواصل الفعال مع باقي الفريق واحترامهم له.
• امتلاك مهارة التفاوض.
• القدرة على إدارة الوقت.
• التمتع بروح قيادية.
• امتلاك مهارة تقنية والفهم العملي لبرامج إدارة المشاريع الشهيرة.
• القدرة على إدارة المخاطر.
• امتلاك مهارتي التفكير النقدي وحل المشكلات.