تخطيط موارد المؤسسات ERP

يعد تخطيط موارد المؤسسات (ERP) نظامًا برمجيًا مركزيًا يجمع العمليات المختلفة للمؤسسة، كإدارة الحسابات، وإدارة سلسلة الواردات والصادرات، وإدارة مشروعات المؤسسة، وتحديد المخاطر المُحتملة والتعامل معها، وغيرها. وربط هذه الجوانب ببعضها في نظامٍ واحدٍ يجعل إدارة المؤسسة أكثر سهولة وكفاءة، ويساعد على التخطيط والتنبؤ بالقادم ووضع ميزانية مناسبة لمعاملات المؤسسة وكتابة تقارير دقيقة عن النتائج المالية لها.

تتمثل غاية أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في أن المؤسسات دائمًا ما تشتري نظامًا متخصصًا لإدارة كل جوانب الشركة على حدة، ويكون الربط بين هذه الأنظمة صعبًا نسبيًا، وبالتالي يصعب الربط بين جوانب المؤسسة المختلفة، بينما يمكن للمؤسسة تطوير نظام تخطيط موارد يربط بين جميع جوانبها، ويربط أيضًا بين جميع إداراتها وفروعها، لتسهيل التعامل مع بيانات المؤسسة وفهمها وتحليلها بكفاءة.

تختلف مكونات كل نظام تخطيط موارد مؤسسات عن الآخر، ولكنهم يشتركون في خمسة مكونات رئيسية:

• الموارد المالية: يُستخدم لمتابعة الشؤون المالية للمؤسسة، تتضمن الديون والمستحقات والتكاليف والميزانيات والتنبؤات. ويساعد على تكوين الوعي المادي لدى رؤساء المؤسسة والحفاظ على التدفق المادي والتمكن من خفض التكاليف.
• الموارد البشرية: يستخدم لمعالجة شئون الموظفين، بدءًا من أتمتة عملية دفع المرتبات لهم، مرورًا بكتابة تقارير عن إنتاجيتهم، وصولًا إلى تحديد إجازات كل موظف وساعات عملهم.
• اللوجستيات والتصنيع: يستخدم للتخطيط ومتابعة المبيعات، فهو ينظم مهام الشركة ويوزعها على الموظفين، ويسجل طلبات العملاء، ويساعد على توفير رؤية توضح لك مستويات الإنتاج المطلوبة ومستويات الإنتاج المحققة، مما يُكوِّن لك وعيًا بمدى كفاءة موظفيك.
• إدارة علاقات العملاء: يستخدم للتفاعل مع عملائك مستعينًا ببعض تقنيات الذكاء الاصطناعي وتحليل البيانات، لتحديد ما يجذبهم لإضافته إلى منتجاتك، ويساعد على توسعة الفئة المستهدفة وزيادة موثوقيتك لدى العملاء.
• إدارة سلسلة الإمدادات: يستخدم لتحديد المنتجات التي يفضل تصنيعها بناءً على مواردك، ويعمل على تحديد خطوات التصنيع والتسويق والتوزيع، ويساعدك على تحسين جودة منتجاتك وخفض تكاليف تصنيعها.

تتعدد فوائد نظام تخطيط موارد المؤسسات، ومنها:

• تقليل المخاطر: يكتب نظام تخطيط موارد المؤسسات تقاريرًا دورية تحمل توقعات للقادم بناءً على تحليل البيانات والأحداث المنقضية في الآونة الأخيرة، وهو ما يساعدك على التجهيز لمواجهة الأخطار قبل حدوثها.
• تحسين الدقة والكفاءة: يعمل النظام على أتمتة المهام المتكررة مما يزيد من دقة إتمام العمل، ويسمح للموظفين بالتواصل مع بعضهم بعضًا بشأن العمل، وهو ما يرفع كفاءة العمل.
• تعميق الرؤى: يوفر النظام تحليلات دورية للبيانات، ويكتب تقاريرًا عن سير العمل، وهو ما يساعدك على تعميق رؤيتك واتخاذ قرارات صائبة بشأن العمل بناءً على هذه الرؤية.
• زيادة الإنتاجية: يرفع تنظيم المهام وجمع عمليات المؤسسة في مكان واحد من الإنتاجية ويزيد همة الموظفين، إذ تُرسم لهم الخطوط التي يسيرون عليها، وما عليهم سوى البدء في تنفيذ المهام. ويساعد نظام تخطيط الموارد على أتمتة المهام، مما يسمح للموظفين بالتركيز على المهام الأكثر صعوبة لتنفيذها.
• تعزيز التعاون: يساعد تحديد المهام والتخطيط الدقيق على تحسين وتعزيز التعاون بين الموظفين، بالإضافة إلى أن النظام يوفر للموظفين طرقًا للتواصل مع بعضهم بعضًا للنقاش عن سير العمل.
• تسهيل العمل: يؤدي التخطيط المسبق للمهمة وتحديد خطوات تنفيذها إلى تسهيل العمل على الموظف وتقليل الجهد الذي يبذله لتأديتها.
• تخفيض التكاليف: يضطر صاحب الأعمال عادةً للاشتراك في العديد من البرمجيات المختصة في تنظيم كل جانب للمؤسسة، بينما يجمع نظام تخطيط موارد المؤسسات معظم هذه الجوانب في نظام واحد، يتم تطويره مرة واحدة، ثم يعمل معك للأبد، ولا تحتاج إلا صيانته دوريًا.

• المعرفة عن الخدمة: اقرأ مقالات عن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، وجرب بنفسك الأنظمة الجاهزة المختلفة، لتستطيع توضيح ما تريده بالضبط للبائع.
• معرض الأعمال: اطلع على سابق أعمال البائع، ولاحظ مدى شمولية الأنظمة، وجمعها للأوجه المختلفة للمؤسسات.
• التقييمات والمراجعات: لاحظ تقييمات الخدمة، واقرأ المراجعات المكتوبة عنها، لتعرف ما إذا كان المطور أبلى حسنًا لمن سبقوك بالعمل معه ونفذ لهم ما كانوا يريدون بالضبط.
• طابق المهارات: تأكد أن المهارات التي أضافها البائع إلى صفحته الشخصية مقاربة للمهارات التي تحتاجها مؤسستك.
• مقارنة الخدمات: فاضل بين الخدمات المختلفة، وقارن بين ما يقدمه كل مطور مقابل سعر خدمته، وضع المعايير السابقة في الحسبان عند المقارنة، لتتوصل لخدمة الملائمة لك.

تنقسم أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات إلى ثلاثة أنواع:

• نظام تخطيط موارد المؤسسة السحابي Cloud ERP: يكون مبثوثًا عبر الإنترنت، ويمكن للموظفين الوصول إليه من أي مكان عبر متصفح الويب، ويفيد المؤسسات متعددة الأفرع والمؤسسات الإلكترونية التي توظف موظفيها عن بُعد، ويتميز النظام بالمرونة والسرعة وقلة تكاليف تطويره وصيانته.
• نظام تخطيط موارد المؤسسة المحلي On-Premise ERP: يكون مبثوثًا عبر خوادم الشركة، ويمكن للموظفين الوصول إليه من خلال شبكات الشركة، ويفيد المؤسسات أحادية الفرع التي يحضر موظفوها إلى مكان العمل، ويتميز النظام بالأمان، ويمنحك مزيدًا من التحكم على بيانات مؤسستك.
• نظام تخطيط موارد المؤسسة الهجين Hybrid ERP: يكون مبثوثًا عبر خوادم الشركة، للوصول إليه عبر شبكات الشركة لمن يحضر لمكان العمل من الموظفين، ويكون أيضًا مبثوثًا عبر الإنترنت ليصل إليه الموظفون العاملون عن بُعد، ويفيد المؤسسات التي توظف موظفين كثيرين، ويتميز بجمعه بين كلًّا من مميزات الأنظمة السحابية والأنظمة المحلية.