وصف الخدمة

هل تبحث عن حل تقني شامل لتحويل أرشيفك الورقي إلى بيئة رقمية آمنة ومنظمة؟ أقدم لك نظام أرشفة إلكتروني متكامل (DMS) تم تطويره خصيصاً لمركزية المستندات داخل المؤسسات والشركات. يهدف النظام إلى القضاء على مشاكل الأرشيف التقليدي، وتوفير أدوات متقدمة لإدارة السجلات، تتبعها، وحمايتها بأعلى معايير الأمان. هذا النظام هو الحل الأمثل لضمان سهولة الوصول للمعلومة في ثوانٍ معدودة، مع واجهة مستخدم عربية سهلة وبسيطة لا تتطلب خبرة تقنية معقدة للتعامل معها.

مميزات الخدمة

أرشفة مركزية شاملة

دعم إنشاء هيكل تنظيمي مرن (إدارة الأقسام الرئيسية والفرعية) مع إمكانية إرفاق ملفات متعددة الصيغ (PDF, Word, Excel, صور) لكل سجل.

محرك بحث ذكي (OCR)

بحث متقدم يصل إلى محتوى الملفات والصور الممسوحة ضوئياً، بالإضافة للبحث بالاسم، التاريخ، أو الوسوم.

نظام صلاحيات دقيق

تحكم كامل في المستخدمين (إضافة/تجميد) وتخصيص الصلاحيات (عرض، تعديل، حذف) لضمان سرية البيانات، مع ميزة إدارة طلبات استعادة كلمات المرور.

تتبع حركة المستندات (Workflow)

سجل كامل لتتبع دورة حياة المستند (وارد/صادر/تسليم/استلام) يوضح الموظف المسؤول وتوقيت الإجراء.

إدارة الجهات الخارجية

قاعدة بيانات لتسجيل الموردين، العملاء، والجهات الحكومية وربط المستندات بهم لتسهيل الفرز والاسترجاع.

التنبيهات وصلاحية الوثائق

مراقبة تواريخ انتهاء العقود والتراخيص، مع نظام إشعارات للتنبيه قبل موعد الانتهاء.

الرقابة والأمان (Activity Log)

سجل نشاطات يوثق كل حركة تتم داخل النظام (من قام بالدخول؟ ماذا عدّل؟ متى حذف؟) لمنع التلاعب.

حماية البيانات (سلة المهملات)

ميزة استعادة الملفات المحذوفة لضمان عدم فقدان البيانات المهمة عن طريق الخطأ.

تهيئة قاعدة البيانات

مرونة في إعدادات النظام والنسخ الاحتياطي لضمان استقرار العمل.

معرض الأعمال

ما الذي ستستلمه

تركيب النظام وتشغيله

نسخة تنفيذية (Compiled) من نظام الأرشفة الإلكتروني مثبتة وتعمل بكفاءة 100% على السيرفر الخاص بك أو الاستضافة (Hosting).

حساب مدير النظام (Admin)

تسليم بيانات الدخول الخاصة بمدير النظام والتي تمنحك تحكماً كاملاً في كافة الصلاحيات، بما في ذلك:
إدارة المستخدمين والمجموعات وتعيين كلمات المرور.

التحكم في إعدادات النظام والنسخ الاحتياطي.

الاطلاع على سجلات النشاطات (Logs) وتقارير الحركة.