اريد نظام كامل للارشفة
اريد نظام كامل للارشفة
.1 نظام ويب بالكامل
.2 يعمل من خالل الشبكة الداخلية )االنترانت( وعن طريق شبكة الخارجية )االنترنت(
.3 ثنائي اللغة )عربية -انجليزية(
.4 عدد مفتوح للوثائق
.5 يدعم العمل على االجهزة الذكية
.6 يدعم التكامل مع منتجات مايكروسوفت ومنها )Server Exchange )
.7 يعمل على اغلب متصفحات االنترنت
.8 يعتبر منظومة متكاملة تشمل ادارة المعامالت االلكترونية، االتصاالت االدارية ونظام االرشيف
.9 تصميم يراعي تجربة المستخدم
.2 مزايا وحدة ادارة النظام:
.10امكانية انشاء المستخدمين والمجموعات ومنحهم الصالحيات على مستوى مجلدات محددة
.11اتاحة الصالحيات على المجلد )اضافة - حذف – تعديل اسم – خاص- سري(
.12اتاحة الصالحيات على الوثيقة )حفظ – حذف – عرض- تحميل – طباعة – بحث – سريه(
.13انشاء االنواع المختلفة )مستند – صورة – ملف صوت – خريطة – مخطط - ...(
.14اتاحة انشاء التصنيفات الرئيسية والفرعية مثل:
.15 مراسالت ادارية: تعميد – فاكس – خطاب ،... شؤون موظفين: جواز سفر – عقد عمل – سيرة ذاتية....
.16 مرونة في تكييف النظام من قبل موظفي العميل دون الحاجة للرجوع الى الشركة المطورة
.3 مزايا خاصة بوحدة االدخال والفهرسة
.17االرشفة والصادر والوارد:
• بناء الشجرة االرشيفية )المجلدات الرئيسية والفرعية.....( بتداخل النهائي من المجلدات
• التعامل مع الصادر والوارد )الداخلي والخارجي(
• حجز رقم فارغ والفهرسة عليه دون اضافة وثيقة
• اضافة وثيقة اليكترونية لرقم محجوز
• اضافة وثيقة الكترونية او أكثر الى النظام )اختيار متعدد Select Multi(.
• السحب واالفالت للوثائق
• يدعم النظام تخزين جميع الصيغ االلكترونية
• اصدار بطاقة الفهرسة للوثيقة )تذكرة المراجعة( تحتوي على البيانات التعريفية
• اجراء العمليات المختلفة على الوثائق )نسخ –عرض– تحميل- نقل – تكبير – تصغير – تدوير- طباعة-حذف - اضافة
تعليق- اضافة تبيه - تتبع ومراقبة العمليات على الوثيقة(
• ارسال الوثيقة لمحرك سير العمل ومتابعة تدفق سير العمل
• ارسال الوثيقة عبر البريد االليكتروني
• ربط الوثائق ببعضها
• ارشفة موحدة لوثائق متعددة.
• تصدير مجلد بكل ما يحتوي من وثائق.
• اضافة التنبيهات للوثائق بوقت وتاريخ معين ليتم ارسال بريد اليكتروني في الوقت المحدد لشخص او أكثر
• امكانية اضافة أكثر من تبيه لنفس الوثيقة
وظائف ومواصفات منصة فايلكوم
• ربط االرشيف االلكتروني باألرشيف اليدوي من خالل رقم الرف ورقم الملف
• سجل لمتابعة جميع التعديالت والحركات للوثيقة.
• طباعة الباركود على طابعات الباركود
• الصالحيات على الوثيقة نفسها
• دعم اإلصدارات للوثيقة.
• الفهرسة اليدوية.
• توفر سلة محذوفات.
• مصمم الباركود
• تصنيفات الوثائق الرئيسية والفرعية.
.18المسح الضوئي من خالل النظام:
• تدعم العمل مع جميع أجهزة المسح الضوئية والكاميرات الرقمية.
• المسح الضوئي للوثائق عبر الشبكة الداخلية
• المسح الضوئي من خالل النظام نفسه بدون الحاجة الى استخدام برامج أخرى.
• المسح الضوئي للوثائق وتخزينها في النظام من اي مكان في العالم عبر شبكة االنترنت
• حذف صفحة او صفحات محددة من الوثيقة
• امكانية ادراج صفحات جديد على وثيقة مدرجة في النظام بواسطة المسح الضوئي
• معاينة الصفحات الممسوحة ضوئيا قبل حفظها.
• إعادة ترتيب وتدوير الصفحات.
.19عرض الوثائق والشروحات عليها من خالل النظام:
• عرض جميع الصيغ االلكترونية للوثائق من خالل النظام نفسه بدون الحاجة الى استخدام برامج أخرى.
• عرض ملفات الفيديو 4mp والملفات الصوتية 3mp
• عرض الوثائق من خالل النظام دون الحاجة لتثبيت البرنامج االساسي الذي انشئت منه الوثيقة
Microsoft project, Visio, Dwg, Psd, Doc, Docx, Xls, Xlsx, PPT, PPTX, Tiff, jpg, png, CAD…etc
• امكانية االطالع على الوثيقة دون تحميلها او طباعتها
• عرض الوثائق بشكل مصغرات
• ادراج التعليقات والتظليل على الوثيقة
• ادراج التواقيع االختام االلكترونية على الوثيقة
• اضافة الباركود، QR على الملفات االلكترونية )الصور - ملفات االوفيس - PDF – الفوتوشوب – فيزيو لرسم
المخططات - مخططات المشاريع(
• اضافة الباركود على الوثيقة نفسها وطباعتها على ورق 4A
• التعديل في ملفات ورد ، اكسل من خالل النظام نفسه.
.20لوحة الداش بورد )لوحة االحصائيات( :
• عرض لمخططات واحصائيات لوحة الداش بورد
• مصمم الداش بورد )مصمم لوحة االحصائيات(
.21اصدار وطباعة التقارير:
• اصدار التقارير اإلحصائية.
• اصدار التقارير التفصيلية.
• اصدار التقارير حسب محددات معينة.
وظائف ومواصفات منصة فايلكوم
• إمكانية حفظ نتائج التقارير للرجوع اليها مرة أخرى.
• طباعة التقرير
• تصدير التقرير الى صيغة RTF -Excel – PDF
• ارسال التقارير بالبريد االلكتروني
• فلترة التقارير حسب اإلدارات، المستخدمين، الموظفين.
.4 نظام ادارة اجراءات العمل والمعامالت االلكترونية:
.22 مخططات تدفق سير عمل جاهزة
.23 مكتبة النماذج تحتوي كل النماذج االلكترونية.
.24تقسيم النماذج االلكترونية الى فئات معينة حسب احتياج المنشأة.
.25ارسال التعاميم االلكترونية.
.26ارسال معاملة اليكترونية Workflow Push
• ارسال المعاملة لمستخدم معين.
• ارسال المعاملة لمدير إدارة
• ارسال المعاملة إلدارة.
• امكانية انشاء معاملة وارسالها دون الحاجة إلرفاق ملفات.
• امكانية ارسال المعاملة كنسخة اضافية لالطالع على المعاملة
• امكانية ارسال المعاملة كنسخ مخفية لالطالع على المعاملة
• إضافة المرفقات االلكترونية.
• إضافة التوقيع االلكتروني
• تحديد وقت االستجابة )وقت العمل على المعاملة(.
• تبيه المستلم بورود معاملة جديدة من خالل النظام والبريد االلكتروني.
• استالم المعاملة من المستلم.
• اضافة الشروحات والتعليقات على المعاملة وحفظها وارسالها.
• االطالع على وثائق المعامالت والشرح عليها دون تحميل المرفقات اال بحسب الصالحيات.
• الرد على المرسل او إعادة توجيه المعاملة الى موظف اخر حسب تسلسل وظيفي.
• إضافة الترقيم الخاص بالوثيقة )الصادر -الوارد( في حالة اضافتها من االتصاالت االدارية من نظام فايلكوم.
.27 ارسال المعاملة بمسار معين حسب اإلجراءات والسياسات للمنشأة:
• انشاء النماذج االلكترونية.
• إضافة مسارات القبول والرفض لكل نموذج.
• تحديد فترة زمنية لكل مسار للعمل على المعاملة وربط التنبيهات بهذه الفترة الزمنية.
• تقسيم النماذج االلكترونية الى فئات معينة حسب احتياج المنشأة.
• يقوم المستخدمين بفتح نموذج من مكتبة النماذج وتعبئة البيانات واضافة المرفقات ثم االرسال والذي ينتقل الياً من موظف
الى اخر حسب المسارات )اإلجراءات والسياسات( المحددة في النظام.
• تبيه المستلم بورود معاملة جديدة من خالل النظام والبريد االلكتروني.
• استالم المعاملة من المستلم.
• عند استقبال المعاملة يمكن القبول او الرفض بحيث تتجه المعاملة الى المسار التالي تلق ائيا.ً
• تصعيد المعامالت المتأخرة بشكل آلي بعد تجاوز فترة زمنية محددة.
وظائف ومواصفات منصة فايلكوم
.28ترميز متسلسل لكل المعامالت االلكترونية ورمز اإلحالة.
.29 معاينة تفاصيل المعاملة والردود على هذه المعاملة.
.30 معرفة الوقت والتاريخ الذي تم فيه انجاز المعاملة لكل مستخدم.
.31عرض الوقت الكلي للمعاملة.
.32إمكانية التفويض لمستخدم اخر.
.33إمكانية اإلحالة لمستخدم اخر
.34التنبيهات بالمعامالت الجديدة )الظهور في صفحة المستخدم– بريد اليكتروني(
.35فلترة الصادر والوارد للمعامالت والتعاميم )جديد – تحت االجراء – مؤجلة – ملغية - التعاميم(
.36التنبيهات بالمعامالت المتأخرة ) الظهور بلون احمر –رسالة نصيه – بريد اليكتروني(
.37ارسال المعاملة من خالل البريد االلكتروني.
.38اضافة رقم النسخة للمعاملة االلكترونية وهذا الرقم يزيد بقيمة واحد عند الرد على المعاملة او اعادة توجيهها.
.39اعادة تخصيص المعاملة الى موظف اخر في حال غياب الموظف المسؤول.
.40صالحية مدير النظام االطالع على كافة المعامالت.
.41ارشفة المعاملة بعد انتهاء دورتها
.42سجل لكل الحركات التي تمت على المعاملة.
.43عرض مرفقات المعامالت واضافة الشروحات عليها من خالل النظام:
• عرض جميع الصيغ االلكترونية للوثائق من خالل النظام بدون الحاجة الى استخدام برامج أخرى.
• عرض الوثائق من خالل النظام دون الحاجة لتثبيت البرنامج االساسي الذي انشئت منه الوثيقة
Microsoft project, Visio, DWG, PSD, Doc, Docx, Xls, Xlsx, PPT, PPTX, Tiff, jpg, PNG CAD…etc.
• اضافة الشروحات والتواقيع االختام االلكترونية على المرفقات االلكترونية )الصور -ملفات االوفيس-PDF – الفوتوشوب –
الفيزيو -مخططات المشاريع (
• التعديل في ملفات ورد، اكسل من خالل النظام نفسه.
• امكانية االطالع على الوثيقة دون تحميلها او طباعتها
• عرض الوثائق بشكل مصغرات
.44وحدة البحث في المعامالت:
• البحث برقم المعاملة او الموضوع.
• الفلترة حسب اإلدارة، المستخدم، الحالة خالل فترة زمنية معينة
• التعامل مع مفردات اللغة العربية أآإ , هـ ة
• استخدم البتر في البحث ) جزء من كلمة(
.45لوحة الداش بورد )لوحة االحصائيات( :
• عرض لمخططات واحصائيات لوحة الداش بورد
• مصمم الداش بورد )مصمم لوحة االحصائيات(
:5 وحدة باني النماذج:
.46انشاء وتصميم النماذج االلكترونية
.47إضافة الحقول للنموذج )سحب وافالت(
.48تحديد الحقول االختيارية واالجبارية.
.49تحديد نوع البيانات للحقل )نصي- قائمة منسدلة- اختيارات متعددة - ... الخ(.
.50إضافة مجموعات لربط حقل أو أكثر من الحقول.
وظائف ومواصفات منصة فايلكوم
.51تحديد الصالحيات على المجموعات.
.52إضافة مسارات القبول والرفض لكل نموذج.
.53 ربط النماذج مع وحدة متابعة سير تدفق المعامالت االلكترونية ) workflow)
:6 وحدة ادارة جهات االتصال
.54البحث في جهات االتصال:
• البحث في كل الحقول
• البحث والفلترة حسب النوع او التصنيف او النشاطات
• البحث والفلترة حسب حقول محددة.
• التعامل مع مفردات اللغة العربية أآإ, هـ ة
• استخدم البتر في البحث ) جزء من كلمة(
.55البحث في أفراد جهات االتصال:
• البحث في كل الحقول
• البحث والفلترة حسب حقول محددة.
• التعامل مع مفردات اللغة العربية أآإ, هـ ة
• استخدم البتر في البحث ) جزء من كلمة(
.56اصدار وطباعة التقارير:
• اصدار التقارير التفصيلية.
• طباعة التقرير
• تصدير التقرير الى صيغة RTF -Excel – PDF
• ارسال التقارير بالبريد االلكتروني أو طباعتها
:7 وحدة الهيكل التنظيمي وبيانات المنشأة:
.57إضافة البيانات التفصيلية للمنشأة
.58إضافة الهيكل التنظيمي للمنشأة )الفروع، اإلدارات، الموظفين(
.59إضافة الوثائق االلكترونية للمنشأة.
.60إضافة التنبيهات الخاصة بوثائق المنشأة.
.61إضافة مجلس اإلدارة.
.62إضافة مالك المنشأة.
.63إضافة المندوبين والمفوضين
:8 االتصاالت اإلدارية )الصادر والوارد(
وظائف ومواصفات منصة فايلكوم
.1 قوالب الرسائل المبنية مسبقا:
• يمكن بناء مجموعة واسعة من تصميمات ومحتوى قوالب الرسائل والبدء في إرسال تلك الخطابات.
• يمكن االحتفاظ بقوالب رسائل تحمل الترويسة الرسمية للمنشأة.
• اختيار نماذج رسائل رسمية أو تعميمات
• يمكن ادراج صور إلضافتها الى النموذج المحدد.
• يمكن معالجة وتحرير النصو ص الواردة في القالب تمهيدا إلصدارها في الشكل والمحتوى المطلوب.
• يمكن االحتفاظ بالقالب الجديد إلعادة استخدامه في حال ظهور حاالت تواصل مشابه.
.2 الوارد:
• إدارة المراسالت والوثائق العادية أو السرية الواردة للمنشأة داخلياً وخارجيا.ً
• تسجيل كافة التعامالت الواردة من مختلف إدارات وقطاعات المنشأة.
• تفعيل الجانب اإللكتروني في المراسالت الواردة. حيث يمكن القيام بالمسح الضوئي للمراسلة ومرفقاتها
وحفظها ضمن قاعدة بيانات النظام.
• تصميم وطباعة وقراءة الباركود
• فهرس ة المراسالت وحفظها وتصنيفها حسب سياسات واجراءات المنشأة .
• متابعة المؤشرات التي تخص عملية وارد االتصاالت الداخلية والخارجية ومتابعة استالمها.
• اإلجابة على جميع االستفسارات والتساؤالت والتعليقات الخاصة بالمراسالت الواردة.
.3 الصادر:
• إدارة المراسالت والوثائق العادية أ
التعليقات (3)
